Gestion Administrative Complexe & Pilotage Opérationnel

Libérez votre structure de la charge administrative, sécurisez vos procédures et confiez vos flux critiques à des experts de confiance.

Externalisation et gestion de vos processus administratifs

Les bénéfices pour votre organisation

Rigueur & Conformité : Vous réduisez à néant le risque d'erreur, de retard ou de rejet sur vos dossiers administratifs, financiers et de formation.

Flexibilité totale : Vous absorbez les variations d'activité (pics d'examens, vagues de dossiers administratifs) sans avoir besoin de recruter en interne.

Sérénité du dirigeant : Vous déléguez la charge mentale réglementaire à un partenaire rigoureux et retrouvez du temps pour votre cœur de métier.

Un flux de dossiers à externaliser ? Une procédure complexe à sécuriser ? Échangeons sur vos besoins opérationnels.

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL & GESTION BACK-OFFICE

Instruction & Qualification

Traitement, vérification et validation réglementaire de vos dossiers complexes, qu'il s'agisse de relations avec vos fournisseurs, vos partenaires ou vos clients.

Gestion des flux documentaires

Saisie de vos données critiques, numérisation, indexation et archivage hautement sécurisé de l'ensemble de vos pièces administratives.

Achats & Relations Fournisseurs

Prise en charge complète de votre chaîne d'approvisionnement : demandes de devis comparatifs, passation de commandes, contrôle de conformité des factures et gestion active de vos contrats et abonnements (suivi des échéances, renouvellements, résiliations).

La gestion opérationnelle de projets :

Centralisation des plannings de vos prestataires extérieurs et relances régulières pour garantir le strict respect de vos délais de livraison.

La logistique d'événements professionnels :

Organisation logistique globale de vos moments forts d'entreprise (séminaires, assemblées générales, réunions de réseaux, salons).

PILOTAGE FINANCIER, RECOURS & PRÉCONTENTIEUX

Suivi de trésorerie & Comptabilité

Suivi rigoureux de vos balances âgées, traitement des factures impayées et réduction de vos délais de paiement grâce à la mise en place de relances amiables graduées (téléphone, courriels, courriers).

Gestion des réclamations :

Analyse technique approfondie de vos litiges administratifs, et traitement juridique de premier niveau des contestations issues de vos usagers, clients ou apprenants.

Rédaction de procédures :

Conception de vos courriers officiels, élaboration de vos mémoires en réponse et mise en conformité stricte de vos obligations légales face aux réclamations reçues.

Défense de vos intérêts :

Rétablissement proactif du dialogue avec la partie adverse afin d'éteindre le conflit à l'amiable, désamorcer les tensions et éviter le déclenchement d'une phase contentieuse lourde.

La création de protocoles d'accord

Rédaction de projets d'accords amiables et de conciliation pour clore définitivement un litige en protégeant votre structure.

INGÉNIERIE, FORMATIONS & EXAMENS

Logistique des examens

Planification complète de vos sessions de certification, coordination des jurys, gestion des plannings, centralisation des notations et délivrance officielle des titres ou diplômes.

Suivi des parcours apprenants

Gestion administrative de vos inscriptions de A à Z, contrôle strict des feuilles d'émargement et vérification de la conformité absolue de tous vos livrables pédagogiques.

Financements & Subventions

Montage, optimisation financière et suivi administratif rigoureux de vos dossiers de prise en charge auprès des organismes financeurs (OPCO, CPF, subventions publiques).

Le contrôle qualité et l'audit interne :

Vérification minutieuse de la conformité de vos dossiers de formation avant un contrôle officiel ou l'obtention/renouvellement d'une certification qualité (type Qualiopi).

L'absorption des pics d'activité :

Support opérationnel lors de vos vagues d'inscriptions ou de passages d'examens pour ne jamais surcharger vos équipes internes.